Lika viktigt som införandet är, lika viktigt är det att förvalta sitt CRM-användande. Man kan efter en tids nyttjande känna att man inte får ut det man vill av systemet och orsakerna kan vara flera.
På denna sida finns ett smörgåsbord med tips för att höja användandet och ta det till den nivå du vill.
Sluta aldrig revideraLåt hela tiden ditt system vara levande. Lyssna på organisationen, intervjua användare, förenkla, förbättra och tänk om.
Anpassa efter nya processer och rutiner. Bygg guider för återkommande uppgifter. Ständig förbättring är nyckelordet.
Checka gärna av punkterna i denna checklista från vår materialsida så ökar chansen att CRM-projektet fortlever och utvecklas.
UtbildaHåll alla på en hög utbildningsnivå. Nyanställda ska få en grundkurs och personal med längre frånvaro kan behöva en uppfräschning. Efter ett tags användande får ofta en uppföljningsutbildning stor effekt. Användarna har nu frågor och funderingar de inte har vid projektstarten.
Ge lämplig personal fördjupning, exempelvis i marknadsföring och avancerad selektering.
Enkelhet ska vara en ledstjärna. Verkar något ni vill göra komplext eller
krångligt - avvakta.
Ta bort fält ni inte använder, se till att programmet startar så fort användaren slår på datorn. Uppgradera till senaste version.
Sker löpande rapportering, skapa en rapport så chefen själv enkelt får ut sin rapport.
Koppla in omvärldenGenom att koppla in omvärlden kommer det bli klart mer intressant att använda systemet.
Att få alla företagsuppgifter inlagda automatiskt via Internet istället för att knappa in dem själv är en hög motivationsfaktor. Likaså att i kundbilden se aktuell ekonomisk information direkt från ERP-systemet eller kunna ringa upp en kund med ett klick på telefonnumret.
ÅterkopplaTa alla chanser till direkt återkoppling. Med moderna rapportverktyg kan ni få återkoppling i realtid. De kan visas som trafikljus och direkt visa uppsatta mål mot utfall.
Användandet ökar direkt när alla ser att deras kundbesök gör en skillnad. Skapa rapporter som speglar användande och aktivitet i systemet.
Lägg kraft och resurser på allt som kan motivera användarna. Besvara frågan
"Whats in it for me?". Koppla belöningssystem till användandet. Belöna
nyupplägg och noteringar på befintliga kunder.
Alla vill spara tid, hjälp till med detta genom bra dokumentmallar och etikettskrivare till alla som gör många utskick.
Uppmärksamma eldsjälar och aktiva användare internt. Inget kan mäta sig med den kraft som finns hos engagerade användare och det är när dessa föds som ni har lyckats.
Kräv!Låt det vara tydligt att det är ett uttalat krav från ledningen att samtliga ska använda systemet. Syfte och mål ska vara kända och tydligt kommunicerade.
Skapa ett regelverk som blir grunden för hur alla ska använda systemet.
Följ upp användandet från dag ett och ta tag i "syndare" tidigt. Motivera, kräv och utbilda tills de accepterar systemet. Acceptera inte att någon ignorerar systemet.