Förvalta och ta pulsen på ert CRM-användande

Lika viktigt som införandet är, lika viktigt är det att förvalta CRM. Man kan efter en tids nyttjande känna att man inte får ut det man vill av systemet och orsakerna kan vara flera.

  • Användarna använder inte viktig funktionalitet
  • Vissa användare står utanför
  • Systemet har inte vuxit med företaget
  • Man står och stampar på samma fläck

Enkelhet ska vara en ledstjärna i revideringsarbetet. Verkar något ni vill göra komplext eller krångligt – avvakta. Se till att ni förvaltar ert CRM först.

I vår checklista och här nedan finns ett smörgåsbord med tips för att höja användandet och ta det till den nivå du vill.

Ladda hem vår checklista – gratis!

lyft användandet och förvalta ditt crm-system

Checka av punkterna i denna guide så ökar chansen att CRM-projektet fortlever och utvecklas. Om projektet mot förmodan stannat av och börjar kännas dåligt uppdaterat kan det vara dags för ett rejält omtag.

Sluta aldrig revidera

Ständig förbättring är nyckeln till levande kundvård. Låt hela tiden ditt system vara levande. Lyssna på organisationen, intervjua användare, förenkla, förbättra och tänk om.
Anpassa efter nya processer och rutiner. Bygg guider för återkommande uppgifter. Ständig förbättring är nyckelordet.

Checka gärna av punkterna i denna checklista från vår materialsida så ökar chansen att CRM-projektet fortlever och utvecklas.

Utbilda användarna

Håll alla på en hög utbildningsnivå. Nyanställda ska få en grundkurs och personal med längre frånvaro kan behöva en uppfräschning. Efter ett tags användande får ofta en uppföljningsutbildning stor effekt. Användarna har nu frågor och funderingar de inte har vid projektstarten.

Ge lämplig personal fördjupning, exempelvis i marknadsföring och avancerad selektering.

Städa och förenkla – nyckeln till framgång

Enkelhet ska vara en ledstjärna. Verkar något ni vill göra komplext eller krångligt – avvakta. Ta bort fält ni inte använder, se till att programmet startar så fort användaren slår på datorn. Uppgradera till senaste versionen.

Sker löpande rapportering, skapa en rapport så chefen själv enkelt får ut sin rapport.

Återkoppla – låt systemet ge dig signalerna

Ta alla chanser till direkt återkoppling. Med moderna rapportverktyg kan ni få återkoppling i realtid. De kan visas som trafikljus och direkt visa uppsatta mål mot utfall. Användandet ökar direkt när alla ser att deras kundbesök gör en skillnad. Skapa rapporter som speglar användande och aktivitet i systemet.

Koppla upp dig mot omvärlden

Genom att koppla in omvärlden kommer det bli klart mer intressant att använda systemet. Att få alla företagsuppgifter inlästa automatiskt via Internet istället för att knappa in dem själv är en hög motivationsfaktor för att inte tala om effektiviseringsfaktor. Likaså att i kundbilden se aktuell ekonomisk information direkt från ERP-systemet eller kunna ringa upp en kund med ett klick på telefonnumret.

Uppmuntra dina eldsjälar

Lägg kraft och resurser på allt som kan motivera användarna. Besvara frågan ”What’s in it for me?”. Koppla belöningssystem till användandet. Belöna nyupplägg och noteringar på befintliga kunder. Uppmärksamma eldsjälar och aktiva användare internt. Inget kan mäta sig med den kraft som finns hos engagerade användare och det är när dessa föds som ni har lyckats.

Kräv att det används

Alla mår bra av att veta vad som krävs. Låt det vara tydligt att det är ett uttalat krav från ledningen att samtliga ska använda systemet. Syfte och mål ska vara kända och tydligt kommunicerade. Skapa ett regelverk som blir grunden för hur alla ska använda systemet.

  • Vad gäller för upplägg av ny företag och personer?
  • Vilka aktiviteter ska loggas?
  • Vilka grunduppgifter ska alltid vara med?
  • Definitioner för olika kategorier

Följ upp användandet från dag ett och ta tag i ”syndare” tidigt. Motivera, kräv och utbilda tills de accepterar systemet. Acceptera inte att någon ignorerar systemet.