Utbilda

Även om ni har väldigt datorvan personal och systemet verkar lättanvänt, så satsa på utbildning. Utbilda alla medarbetare.

Se till att din leverantör utbildar på den lösning som levereras, gärna av en konsult. De flesta utbildningar på marknaden är oftast en ren handhavandeutbildning och ser likadan ut oberoende av kundens lösning.

Säkerställ att alla som går utbildningen direkt har tillgång till det skarpa systemet. Vi ser allt för ofta ett glapp mellan utbildningstillfälle och skarp drift.

Fundera också på att dela upp utbildningen så den blir avdelningsspecifik. Exempelvis marknadsavdelningen kommer vilja arbeta med sökningar, urval och utskick på ett helt annat sätt än övriga avdelningar.

Superanvändare

En bra strategi är också att plocka ut ett antal användare och ge dessa en mer fördjupad utbildning. Lämpligen personer som ni är säkra på tycker det är kul eller redan är den folk naturligt frågar när någon kör fast. Detta kallar vi Superanvändare.

Dessa blir tongivande i utvecklingen systemet och kan hjälpa kollegor som har frågor. Här är det extra viktigt att koppla utbildningen till det egna arbetssättet och förbereda svaret på frågan ”Varför skall vi arbeta i systemet?”. De kan också ta ett större ansvar vid exempelvis uppgraderingar för att sprida kunskap om nya funktioner.

Uppföljningsutbildning

Kan man ta sig utrymmet i budgeten för en uppföljningsutbildning, är detta mycket värdefullt. Vid det första utbildningstillfället har användarna en ganska vag bild av vad det handlar om. Efter någon månad är frågetecknen oftast fler och man kan tillgodogöra sig de mer avancerade delarna på ett väsentligt mycket bättre sätt.

Lathundar

Även om ert system är väl dokumenterat, är lathundar en bra idé. Vanliga processer eller funktioner som används sällan dokumenteras på ett kortfattat och överskådligt sätt.

Lämpligen kan dessa göras av era Superanvändare.

Tips: Laminera ett litet kort med de vanligaste genvägarna/kommandona eller skriv ut på en självhäftande etikett och sätt på skärm eller tangentbord.